|
РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА КУЛЬТУРЫ
ГОРОДА МОСКВЫ
Оглавление
- Общие положения.
- Организация работы департамента.
- Порядок взаимодействия департамента с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы, другими органами исполнительной власти, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Московской городской Думы.
- Распорядительные документы.
- Правила оформления служебных документов.
- Организация работы с нормативными и распорядительными документами вышестоящих органов власти, служебными документами и обращениями граждан.
- Контроль исполнения документов и обращений граждан.
- Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
- Информационное обеспечение деятельности департамента и справочная работа.
- Формирование и хранение архивного фонда.
- Приложение. Образцы исполнения служебных документов.
1. Общие положения
-
- Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного, информационного и справочного обеспечения деятельности Департамента культуры города Москвы (далее – Департамент).
- Согласно Положению о Департаменте культуры города Москвы, утвержденному постановлением Правительства Москвы от 6 июня 2007 года № 450-ПП «О реорганизации Комитета по культуре города Москвы в Департамент культуры города Москвы», Департамент культуры города Москвы является отраслевым органом исполнительной власти города Москвы, подведомственным Правительству Москвы, обеспечивающим проведение политики города и осуществляющим управление в области культуры (за исключением сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия (памятников истории и культуры), иных объектов недвижимости и территорий, представляющих культурную ценность), искусства, кинематографии (в части кинофикации).
- Структура Департамента, порядок деятельности и взаимодействия с другими государственными органами определяются Уставом города Москвы, законами города Москвы, Положением о Департаменте культуры города Москвы, постановлениями Правительства Москвы, распоряжениями Мэра и Правительства Москвы.
- Под термином «руководство Департамента» в настоящем регламенте подразумеваются следующие должностные лица: руководитель Департамента, первый заместитель руководителя Департамента, заместители руководителя Департамента.
- Ответственность за документационное и информационное обеспечение возлагается на начальника отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства.
- В Департаменте установлена система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами руководителя, и децентрализованную – с документами других должностных лиц и подразделений Департамента.
- Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Департамента несекретного характера и обязательны для исполнения всеми государственными гражданскими служащими и другими работниками Департамента и окружных управлений культуры, а также работниками подведомственных организаций при работе с документами Департамента.
- Подготовка, регистрация, учет и хранение документов по вопросам хозяйственной и финансовой деятельности Департамента и по кадровым вопросам осуществляется в соответствии с действующим законодательством, нормативными и распорядительными документами Российской Федерации и города Москвы.
- Организационно-распорядительные и служебные документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Департамента, других органов исполнительной власти и организаций, содержащие секретные сведения, регистрируются специально назначенным работником, обращение с ними осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок и правила работы с такими документами.
- Информация, содержащаяся в распорядительных и служебных документах, отнесенная к конфиденциальной информации, имеет ограниченный характер использования, распространения, доступа, копирования и может быть оформлена как информация для служебного пользования. К категории конфиденциальной информации относятся сведения, содержащие служебную тайну, а также информация о персональных данных граждан. Работа с информацией ограниченного пользования осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок и правила работы с такими документами.
- В отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства (далее – отдел) осуществляются следующие виды работ с документами:
- регистрация, контроль исполнения и хранение законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов власти и должностных лиц;
- регистрация, контроль исполнения и хранение контрольных талонов по распорядительным документам Правительства Москвы;
- контроль исполнения распорядительных документов Департамента;
- прием, регистрация, контроль исполнения и хранение служебных документов и письменных обращений граждан, адресованных руководителю и его заместителям;
- рассылка копий приказов, поручений руководства по распорядительным, служебным документам и письменным обращениям граждан, адресованных структурным подразделениям и подведомственным организациям;
- прием и направление адресату поступивших служебных документов и письменных обращений граждан, адресованных структурным подразделениям, подведомственным организациям;
- регистрация и хранение исходящих служебных документов руководителя и заместителей;
- рассылка адресатам исходящих документов;
- организационно-методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в Департаменте;
- анализ исполнительской дисциплины по контролируемым видам документов;
- обеспечение сохранности документов, определение их ценности для организации дальнейшего хранения и использования;
- справочная работа по вопросам, связанным с документами, прошедшими регистрацию в отделе;
- подготовка, регистрация и хранение протоколов оперативных совещаний;
- подготовка и согласование плана работы руководителя;
- представление руководителю служебных документов на рассмотрение, подпись и визирование;
- организация приема граждан;
1.12. В управлении по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и учебных заведений с документами осуществляются следующие виды работ:
- подготовка приказов по кадровым вопросам;
- регистрация, учет и хранение документов по кадровым вопросам;
- осуществляется юридическое обеспечение информационно-аналитической работы и делопроизводства.
- В управлении бухгалтерского учета и контроля с документами осуществляются следующие виды работ:
- подготовка, регистрация, учет и хранение документов по вопросам финансово-хозяйственной деятельности Департамента.
- подготовка проектов инвестиционных контрактов, дополнительных соглашений к ним, актов реализации в соответствии с функциональным распределением обязанностей;
- В структурных подразделениях Департамента осуществляются следующие виды работ с документами:
- прием, регистрация, контроль исполнения, хранение и справочная работа со служебными документами и обращениями граждан;
- подготовка справок и отчетов по итогам исполнения распорядительных документов, поручений руководителя и заместителей;
- подготовка и согласование приказов руководителя в соответствии с функциональным распределением обязанностей;
- подготовка проектов распорядительных документов Правительства Москвы по поручениям руководства Департамента в соответствии с функциональным распределением обязанностей;
- подготовка проектов инвестиционных контрактов, дополнительных соглашений к ним, актов реализации в соответствии с функциональным распределением обязанностей;
- рассылка подготовленных проектов распорядительных документов Правительства Москвы, инвестиционных контрактов, дополнительных соглашений к инвестиционным контрактам, актов реализации в согласующие организации и контроль хода согласования направленных проектов;
- подготовка инициативных документов по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;
- подготовка иных документов по поручениям руководства Департамента.
- Подведомственные Департаменту организации с учетом требований Регламента Правительства Москвы, настоящего Регламента, иных распорядительных документов разрабатывают документы в соответствии с функциональными обязанностями.
- Несоблюдение требований настоящего Регламента должностными лицами и государственными гражданскими служащими Департамента, а также должностными лицами и служащими территориальных подразделений и подведомственных организаций, влечет их дисциплинарную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными актами города Москвы.
- Требования данного регламента, относящиеся к территориальным подразделениям и подведомственным организациям, распространяются только на территориальные подразделения и организации подведомственные Департаменту.
2. Организация работы департамента.
2.1. Планирование работы.
-
-
- Департамент осуществляет свою работу на основе Программы Правительства Москвы на год и полугодие.
- Задачи сотрудникам на долгосрочную перспективу ставит и их конкретизацию на неделю уточняет через своих заместителей руководитель Департамента. Контроль выполнения поставленных задач осуществляет руководитель Департамента и его заместители в соответствии с распределением обязанностей.
2.2. Проведение заседаний Коллегии департамента.
-
-
- Заседания Коллегии Департамента проводятся, как правило, ежемесячно. По решению руководителя Коллегия может проводить выездные заседания.
- Вопросы на заседании Коллегии рассматриваются в соответствии со стоящими задачами, вносятся заместителями руководителя и утверждаются руководителем.
- Проект повестки дня заседания готовится одним из заместителей в соответствии с распределением обязанностей на основе материалов, подготовленных и оформленных в соответствии с требованиями данного Регламента.
- Не позднее, чем за 7 дней до заседания Коллегии с руководителем согласовывается окончательная формулировка повестки дня заседания.
- Исполнитель, ответственный за подготовку рассмотрения вопроса на Коллегии, представляет за 7 дней до заседания заместителю руководителя следующие документы:
- Проект постановления коллегии, согласованный со всеми заинтересованными должностными лицами и оформленный в соответствии с настоящим Регламентом;
- справку за подписью должностного лица, докладывающего данный вопрос;
- список лиц, предварительно записавшихся для выступления (список выступающих составляется в порядке, который определяет исполнитель, ответственный за подготовку вопроса);
- список лиц, приглашенных на заседание Коллегии (список приглашенных составляется в алфавитном порядке, при этом фамилии, имена, отчества и занимаемые должности выступающих и приглашенных пишутся полностью в именительном падеже).
-
- Материалы коллегии размножаются исполнителем и не позднее, чем за три рабочих дня до заседания Коллегии, направляются членам Коллегии с повесткой дня заседаний.
- Заседания Коллегии проводятся руководителем, а в случае его отсутствия – исполняющим обязанности, либо по указанию руководителя одним из заместителей.
- По согласованию на заседания Коллегии могут приглашаться представители предприятий, организаций, общественных объединений, органов местного самоуправления, депутаты муниципальных Собраний и другие, заинтересованные в обсуждении рассматриваемого вопроса лица, в том числе, представители средств массовой информации и частные лица.
- Оповещение должностных лиц, приглашенных на заседание Коллегии, и их регистрацию перед заседанием осуществляет исполнитель, ответственный за подготовку рассматриваемого на заседании Коллегии вопроса.
- Присутствующие на заседании Коллегии вправе:
- участвовать в обсуждении вопросов;
- вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты постановления или об их доработке.
-
- На заседании Коллегии осуществляется ведение протокола.
- Протоколы заседаний Коллегии рассылке не подлежат.
- Проект постановления, представленный на рассмотрение Коллегии может быть принят без замечаний. В этом случае он в день заседания передается руководителю для утверждения.
- В случае необходимости внесения изменений в проект распоряжения, представленный на рассмотрение Коллегии, на основании замечаний и предложений, высказанных в процессе обсуждения вопроса, проект возвращается на доработку исполнителю. Постановления, принятые на заседаниях Коллегии с замечаниями, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и дополнений в недельный срок, кроме случаев, когда руководитель устанавливает иной срок.
- Доработанный и повторно согласованный проект представляется исполнителем на утверждение.
2.3. Проведение расширенных оперативных совещаний у руководителя департамента.
-
-
- Расширенные оперативные совещания проводятся руководителем каждый первый понедельник месяца в 9.30. в зале коллегии. В случае отсутствия руководителя Департамента, совещание проводит исполняющий его обязанности.
- По решению руководителя дата и время проведения совещания могут быть изменены. Информирование участников совещания о месте его проведения, об его отмене или переносе обеспечивают работники сектора информационно-аналитической работы.
- В расширенном оперативном совещании принимают участие заместители руководителя, начальники управлений и отделов, заведующий сектором информационно-аналитической работы, руководители окружных территориальных подразделений (по приглашению) и подведомственных организаций (по приглашению).
- Работник технического отдела управления материально-технического развития обеспечивает техническое оснащение и подготовку помещения для проведения расширенного оперативного совещания.
- Работник информационно-аналитического сектора перед началом совещания проводит регистрацию участников.
- Контроль выполнения поручений, данных на расширенном оперативном совещании, возлагается на должностное лицо, ответственное за подготовку вопроса.
2.4. Проведение оперативных совещаний у руководителя департамента.
-
-
- Оперативные совещания с заместителями руководителем Департамента проводятся еженедельно по понедельникам в 9.30. В случае отсутствия, руководителя совещание проводит исполняющий его обязанности.
- В оперативном совещании принимают участие начальник отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства, заведующий сектором информационно-аналитической работы и руководитель пресс службы.
2.5. Проведение совещаний в департаменте.
-
-
- Совещания в Департаменте по вопросам основной деятельности проводятся руководством Департамента и ее структурных подразделений по мере необходимости.
3. Порядок взаимодействия Департамента с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы, другими органами исполнительной власти, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Московской городской Думы
-
- При необходимости обращения к Мэру Москвы, первым заместителям и заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководителям федеральных органов власти для решения вопросов, входящих в компетенцию Департамента, должностные лица направляют соответствующее предложение руководителю.
- Первый заместитель, заместители руководителя Департамента культуры города Москвы для решения вопросов, входящих в их компетенцию согласно распределению обязанностей, вправе обращаться к руководителям органов исполнительной власти города, в Аппарат Мэра и Правительства Москвы.
- Подготовка Департаментом проектов распорядительных документов Правительства Москвы осуществляется согласно Регламенту Правительства Москвы.
- Согласование проектов распорядительных документов Правительства Москвы осуществляется согласно Регламенту Правительства Москвы. Поступившие проекты распорядительных документов Правительства Москвы направляются руководителю Департамента на рассмотрение.
Не позднее, чем за три календарных дня до истечения срока согласования заключение и предложения по согласованию вместе с проектом распорядительного документа представляются на рассмотрение руководителю. При необходимости доработка представленных материалов осуществляется в срок, обеспечивающий выполнение требований Регламента Правительства Москвы.
-
- Выполнение должностными лицами требований распорядительных документов Правительства Москвы, поручений Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы осуществляется согласно Регламенту Правительства Москвы.
- Подготовка проекта ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы или городской Думы поручается должностному лицу, к ведению которого относится поставленный в обращении вопрос. Ответ на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы дается за подписью руководителя. Ответ на обращение депутата Московской городской Думы может даваться за подписью руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя.
4. Распорядительные документы
4.1. Общие положения
-
-
- Распорядительными документами Департамента являются приказы Департамента, которые подписываются руководителем. Приказы Департамента обязательны для исполнения всеми структурными и территориальными подразделениями, а также организациями, учредителем которых является Департамент культуры города Москвы.
4.1.2.Приказы вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого документа.
4.1.3.Внесение изменений и дополнений в приказы, признание их утратившими силу или приостановление возможны только путем издания нового приказа.
4.2. Порядок подготовки и согласования проектов распорядительных документов
-
-
- Подготовка проектов приказов осуществляется структурными подразделениями, должностные лица которых выступают в качестве исполнителей.
- . Исполнитель по подготовке проекта:
- готовит проект приказа с учетом требований настоящего Регламента;
- определяет перечень согласующих должностных лиц и организует процесс согласования;
- дорабатывает проект по замечаниям согласующих должностных лиц;
- представляет согласованный проект на подпись;
- осуществляет справочную и консультативную работу по изданному распорядительному документу.
Право согласования проектов имеют заместители, начальники управлений и отделов, а также лица их официально замещающие. Согласование проекта осуществляется путем визирования и действительно в течение месяца.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, членов правительства Москвы изложены в Регламенте Правительства Москвы, утвержденном в установленном порядке.
Правила оформления служебных документов.
Типовые требования к оформлению служебного документа.
5.1.Служебные документы оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме «внутренней» переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке.
Бланки документов изготавливаются только типографским способом (ксерокопирование запрещено) на бумаге формата А4 (290х297) и А5 (148х210), бланки резолюций А5 и А6 (105х148).
Для ведения переписки между структурными подразделениями бланки документов не применяются: «внутренняя» переписка оформляется на листах бумаги формата А4 и А5.
Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью должностных лиц в сторонние организации.
5.2. Документы следует оформлять в формате редактора Microsoft Word for Windows в соответствии со следующими требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».
Документы оформляют шрифтом Times New Roman Cyr размера 14 кеглей (при крайней необходимости допускается уменьшение до 13 и12 кеглей), с одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца – отступ 1,25 от границы левого поля документа.
Для выделения разрешается использовать только полужирное начертание. Недопустимо использование разрядки, использование наклонных черт вместо скобок, использование различных символов вместо тире для выделения абзацев.
Поля документа.
При книжной ориентации листа:
слева – 20 мм;
справа – 10 мм;
сверху – 20 мм;
снизу для первой страницы – 30 мм;
снизу для последующих страниц – 20 мм.
При альбомной ориентации листа:
сверху – 25 мм;
слева –20 мм;
справа – не менее 10 мм;
снизу – 20 мм.
На поздравлениях, соболезнованиях и грамотах поля справа и слева одинаковые, по 20 мм.
5.3. Реквизиты документов.
Обязательными реквизитами документов являются:
— наименование организации (должностного лица) – автора документа;
— наименование вида документа (кроме писем);
— дата и индекс документа;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись;
-данные непосредственного исполнителя;
— печать (в случаях, требующих удостоверения документа).
Реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. При необходимости могут быть введены и другие реквизиты.
5.3.1. Наименование организации (должностного лица) – автора документа приведено на бланках документов.
5.3.2. Наименование вида документа (указ, приказ, распоряжение, справка, заявление и т. д.) указывается на всех видах документов, кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке, реквизит печатается прописными буквами.
5.3.3. Дата и индекс документа.
Дата документа это дата его подписания и регистрации. Для протоколов – дата принятия решения. Проставляется от границы левого поля и на расстоянии 30-40 от верхнего края листа. На бланке в специально отведенном месте.
Индекс документа – порядковый номер для распорядительных документов, а для писем, поручений и служебной корреспонденции – входящий или исходящий номер, с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа – на уровне и после реквизита «дата документа».
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах – ответах под датой и номером документа – ответа.
5.3.4. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».
Печатается от границы левого поля под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» (на документах – ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80мм. Допускается уменьшение штифта и/или выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
5.3.5. Адресат указывается на отправляемых документах. При этом при адресовании документа должностному лицу его инициалы указываются перед фамилией, например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д.Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.
При адресовании нескольким адресатам, но не более 4-х, они все указываются в документе один под другим без слова копия перед вторым. третьим. четвертым. При этом все экземпляры документа должны быть оформлены на бланке и подписаны, а адресат, которому данный экземпляр направляется, отмечается.
Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.
При направлении более чем в четыре адреса, документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата или адресат указывается обобщенно, например:
Начальникам управлений
культуры административных
округов города Москвы
При адресовании документа Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы одновременное его адресование другим лицам не допустимо.
В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес. Порядок написания следующий:
— наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество физического лица);
— название улицы, номер дома, номер квартиры, кабинета;
— город
— страна (для международных почтовых отправлений);
— почтовый индекс;
Адрес не проставляется при направлении документа в органы государственной власти Российской Федерации и города Москвы, а также при переписке между структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Реквизит «адресат» печатается на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа бумаги и 20 – 40 мм от его верхнего края (при угловом расположении реквизитов). На бланке с продольным расположением реквизитов адресат печатается на 10 – 20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка. Реквизит «адресат» выделяется жирным шрифтом.
5.3.6. Текст документа
Текст документа строится в зависимости от вида документа и должен состоять из двух основных частей.
В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документа подразделяется на разделы. Подразделы, пункты, подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст должен отвечать следующим требованиям:
— должен размещаться в одну колонку (по ширине страницы), за исключением ячеек таблиц;
— заголовки должны быть центрированы относительно полей документа (без красной строки);
— интервал между заголовком 2-3, а между обращением и основным текстом 1-2 межстрочных интервала;
— все абзацы текста должны иметь красную строку – 1,25 см (кроме таблиц);
— абзацы в таблицах должны начинаться без красной строки;
— выравнивание по позициям табуляции – 1,25 см;
— в начале страниц не должна располагаться последняя строка абзацев в отрыве от предыдущих строк;
— в конце страниц не должны оставаться заголовки и первая строка абзацев в отрыве от остального текста (в этом случае заголовки и абзацы должны целиком переходить на следующую страницу).
При направлении документа конкретному лицу допускается начинать текст с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:
Уважаемая Любовь Петровна!
При адресовании документов в иные организации допускается обращение «господин».
В конце текста перед подписью возможно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов «Уважаемый» и «С уважением» не рекомендуется.
При оформлении текста на 2-х и более страницах вторая и последующие нумеруются. Номер проставляется арабскими цифрами по середине верхнего поля листа.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ___л. в ___ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении числа экземпляров, а также с указанием адресов, в которые приложения направляются. Если приложение сброшюровано, то количество листов в нем не указывается.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа (до реквизита подпись).
5.3.7. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документа; личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.
При использовании бланка организации должность руководителя пишется без повторения названия организации.
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документа исполняющим обязанности руководителя документ перепечатывается и указывается фактическая должность и ФИО лица подписавшего документ (например: «Исполняющий обязанности….»). Не допускается подписывать документ с предлогом «за» и/или проставлением наклонной черты..
Факсимильное воспроизведение подписи допускается на документах справочно-информационного характера: приглашения, справки, извещения и др.
Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией вплотную к правому полю документа.
5.3.8. Гриф согласования проставляется на проектах документов. При внешнем согласовании, в гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым документ согласовывается, личная его подпись, расшифровка подписи и дата согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
продовольственных ресурсов
города Москвы
А.И. Сергеев подпись
дата
Формой внутреннего согласования является визирование документа. Виза включает личную подпись визирующего, её расшифровку и дату визирования. При необходимости можно указывать должность визирующего. При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: «замечания прилагаются» или «с замечаниями по пункту»
5.3.9. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона непосредственного исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем в тексте документа).
5.3.10. Утверждение документа – особый способ введения документа в действие. В состав грифа входит: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, заглавными буквами), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и15-20 мм – от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
УТВЕРЖДАЮ
Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
продовольственных ресурсов
города Москвы
подпись А.И. Сергеев
«____» ______________ 2008 г
5.4. Применение печатей
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать Департамента.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документе, либо соответствие копии подлиннику документа. В Департаменте используются следующие печати:
— гербовая печать «Правительство Москвы. Департамент культуры города Москвы»;
— Простая круглая печать «Правительство Москвы. Департамент культуры города Москвы. Для документов».
Гербовой печатью заверяются подписи Руководителя Департамента и его заместителей на следующих документах:
— на договорах, контрактах, соглашениях;
— на доверенностях на право представлять интересы Департамента;
— на уставах организаций, находящихся в ведении Департамента;
— на представлениях к награждению и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями РФ, наградами и званиями города Москвы;
— на грамотах и благодарностях руководителя Департамента;
— на банковских счетах, документах финансового характера, бухгалтерской и статистической отчетности, штатных расписаниях и структурах;
— на сводной номенклатуре дел.
Печати Департамента хранятся в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства.
6. Организация работы с нормативными и распорядительными документами вышестоящих органов власти, служебными документами и обращениями граждан
6.1. Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции
-
-
- Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в Департаменте осуществляется следующими способами:
- фельдъегерской службой (получение корреспонденции из вышестоящих органов власти);
- нарочными (доставка корреспонденции в вышестоящие органы власти);
- через почтовое отделение;
- лично гражданами и представителями организаций;
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием телефонной связи (телефонограммы);
- с использованием электронной почты.
-
- Прием документов, доставленных из вышестоящих органов власти фельдъегерской службой.
6.1.2.1.Прием документов, доставленных из вышестоящих органов власти фельдъегерской службой в запечатанных конвертах с указанием номеров документов, содержащихся в конвертах, осуществляется сотрудником отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства, а во вне рабочее время дежурным.
6.1.2.2. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная лично руководителю, направляется на доклад незамедлительно.
6.1.2.3. Секретная корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная руководству, передается установленным порядком сотруднику первого сектора.
6.1.2.4. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой, передается для дальнейшей обработки в день ее поступления, либо в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
-
-
- Приём служебных документов и обращений граждан, направленных по почте.
6.1.3.1. Корреспонденция, доставляемая из почтового отделения связи, поступает в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства.
6.1.3.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата в течение трех рабочих дней с момента получения.
6.1.3.3. При поступлении корреспонденции в распечатанных конвертах, сотрудник отдела инфомационно-аналитической работы и делопроизводства проверяет наличие документов и указанных в них приложений. В случае обнаружения несоответствий:
- служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата,
- обращения граждан направляются на регистрацию с отметкой о выявленных несоответствиях.
-
- Прием документов от граждан и представителей организаций через отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства.
6.1.4.1. Документы, передаваемые через отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства, принимаются только при вскрытых конвертах, при этом проверяется наличие документов, указанных в них приложений, необходимых сопроводительных документов, а также наличие удостоверяющих реквизитов отправителя:
- для организаций – указание адресата письма; название и почтовый адрес организации; подпись руководителя; печать; дата;
- для граждан – указание адресата письма; фамилия, имя, отчество заявителя; почтовый адрес для отправки ответа; контактный телефон, дата и личная подпись заявителя.
В случае обнаружения несоответствий, либо отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются с указанием причин возврата.
6.1.4.2. При принятии документов через отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства, по требованию заявителя в разносной книге отправителя, либо на копии документа ставится штамп и дата.
6.1.4.3. В разносных книгах и на копиях документов полученных:
- до 14.00 указывается текущая дата поступления документа;
- после 14.00 указывается дата следующего рабочего дня.
6.1.4.4. Служебные документы, поступившие через отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства, регистрируются и передаются на рассмотрение, подпись, визирование руководителю один раз в день.
Документы, требующие срочного рассмотрения – не более трех рабочих дней, передаются на регистрацию незамедлительно.
-
-
- Прием и отправка документов с использованием факсимильной, телефонной связи и электронной почты.
6.1.5.1. Централизованный прием и отправка документов с использованием электронной почты осуществляется отделом информационно-аналитической работы и делопроизводства.
6.1.5.2. Прием и передача документов с использованием факсимильной связи и телефонограмм осуществляется работниками подразделений Департамента, ответственными за делопроизводство. В нерабочее время прием телефонограмм осуществляется дежурным.
-
-
-
- Документы, поступающие в Департамент по факсимильной связи и электронной почте, регистрируются в автоматическом режиме и в журналах и передаются по принадлежности: руководителю для рассмотрения и/или с резолюцией руководителя соответствующему должностному лицу согласно распределению обязанностей. Доставка документов осуществляется в течение дня. Документы, требующие срочного рассмотрения (не более трех рабочих дней), доставляются незамедлительно вне графика.
- Прием и отправка сообщений, с использованием официального Интернет-сервера.
6.1.6.1. Приём обращений, поступающих на официальный Интернет-адрес, осуществляется пресс-службой Департамента.
6.1.6.2. При приеме обращений граждан, поступивших на официальный Интернет-адрес, проверяются наличие фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса, контактного телефона, адреса электронной почты, а также устанавливается, входит ли вопрос, поставленный в обращении, в компетенцию Департамента.
-
-
-
- Обращения, поступившие на официальный Интернет-адрес Департамента, в которых отсутствуют фамилия и адрес заявителя, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
На обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Департамента, либо не имеющие необходимых для регистрации реквизитов,размещается информация о причинах отказа в регистрации таких обращений.
-
-
- Прием телефонных обращений граждан осуществляется специально назначенными работниками подразделений Департамента.
- Доставка документов.
Доставка документов, направляемых руководителю Департамента, осуществляется сотрудниками сектора информационно-аналитической работы, а остальным руководителям и должностным лицам Департамента сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
Ответственность за своевременное получение документов, направляемых руководству, возлагается на вышеуказанных сотрудников.
О направлении документов, требующих незамедлительного или срочного рассмотрения, отдел информационно-аналитической работы информирует соответствующее должностное лицо.
Доставка документов, направляемых в вышестоящие организации, различные органы власти осуществляется нарочным или по почте. Оперативная информация направляется по факсимильной, электронной связи или телефонограммой.
Документы, направляемые в подразделения, получают уполномоченные представители соответствующих подразделений под роспись в журнале регистрации с указанием даты (и времени для срочных документов) получения и полной фамилии расписавшегося.
-
-
- Отправка документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы.
- Документы, адресованные Мэру Москвы, членам Правительства Москвы (за исключением префектов административных округов), Аппарату Мэра и Правительства Москвы, а также его подразделениям, органам исполнительной власти города, территориально расположенным по адресам: ул. Тверская, д.13 и ул. Новый Арбат, д.36, отправляются через сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы. По адресу: ул. Тверская, д.13.
- Подписанные документы, представленные до 12.00 рабочего дня в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства для отправки через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, доставляются в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы в тот же рабочий день.
Подписанные документы, представленные после 12.00 рабочего дня в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства для отправки через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, доставляются в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы на следующий рабочий день.
-
-
-
- Для доставки в Аппарат Мэра и Правительства Москвы принимаются документы, подписанные руководителем Департамента или его заместителями.
- При отправке документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы в разносной книге отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства делается запись об отправляемых документах (с указанием даты отправки и номеров документов). При передаче документов в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы в копиях документов ставится штамп Правительства Москвы с указанием даты и времени передачи.
- Отправка документов через почтовое отделение связи.
- Документы, адресованные организациям и должностным лицам, за исключением организаций и должностных лиц, указанных в пункте 6.1.10.1, отправляются через почтовое отделение связи.
- Отделом информационно-аналитической работы и делопроизводства осуществляется ежедневная централизованная доставка документов в почтовое отделение связи.
- Отправка документов производится после их регистрации. При отправке корреспонденции отделом информационно-аналитической работы и делопроизводства проверяется наличие:
- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Мэру и Правительству Москвы организации);
- исходящей даты и номера;
- фамилии и инициалов исполнителя и номера его рабочего телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе.
-
-
- Начальник отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства или лицо, исполняющее его обязанности, обязан в случае получения неправильно оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю на доработку с указанием ошибки;
- по документам срочного характера незамедлительно уведомить исполнителя о необходимости исправления допущенной ошибки.
-
-
- Централизованное конвертование документов, отправляемых из Департамента через почтовое отделение связи, осуществляется отделом информационно-аналитической работы и делопроизводства.
- Доставка конвертованных документов в почтовое отделение связи осуществляется не позднее следующего рабочего дня с момента конвертования.
- Конвертование и доставка в почтовое отделение связи документов, направляемых в органы исполнительной власти города, депутатам, в судебные органы и органы прокуратуры, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления.
- Отправка документов через почтовое отделение связи осуществляется простыми почтовыми отправлениями. Отправка документов заказными почтовыми отправлениями, ценными почтовыми отправлениями или почтовыми отправлениями с уведомлениями о доставке осуществляется только по указанию руководства.
- Выдача документов на руки и отправка документов нарочными.
- Допускается выдача оригиналов документов на руки автору или адресату, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.
- Выдача оригиналов документов осуществляется по письменному указанию руководителя Департамента или его заместителей.
- Выдача оригиналов документов производитсяпод роспись получателя, на основании записи установленного образца на копии документа, например: «Оригинал документа получен на руки. 15.05.2006 (дата получения). Акимов Андрей Владимирович, директор ГУП „Заказчик внешнего благоустройства СВАО“ (фамилия, имя, отчество, должность получателя полностью). Личная подпись».
- Должностное лицо, получившее для доставки оригинал документа, обязано представить в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства копию передаваемого документа с отметкой, подтверждающей доставку документа адресату, не позднее, чем утром следующего рабочего дня с момента получения оригинала либо вернуть оригинал документа.
- В исключительных случаях по указанию руководителя Департамента документы срочного характера направляются адресатам нарочными. Ответственность за доставку документа срочного характера возлагается на подразделение, осуществлявшее подготовку документа. При этом сотрудник, ответственный за доставку документа, получает оригинал на руки согласно пункту 6.1.11.3 настоящего Регламента.
6.2. Регистрация документов
-
-
- Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (распорядительные и служебные документы, обращения граждан, факсограммы и электронные письма), кроме рекламных материалов. Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы, Московской городской Думы, органов исполнительной власти города Москвы.
- Регистрация документов осуществляется:
— в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства:
- адресованных руководителю Департамента, в том числе поступивших в ходе приёма граждан и представителей организаций;
- адресованных заместителям;
- поступивших в Департамент без указания конкретного адресата;
- инициативной переписки и документов-ответов по ней;
- поступивших от граждан и организаций;
- протоколов оперативных совещаний;
- в управлении государственной службы, кадров, правового обеспечения и учебных заведений:
- документов по кадровым вопросам;
- в управлении бухгалтерского учета и отчетности:
- документов по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;
- у специально выделенных сотрудников:
- документов по вопросам мобилизационной готовности;
- в структурных подразделениях:
- документов, адресованных соответствующим структурным подразделениям;
- инициативных документов руководителей структурных подразделений.
-
- Регистрация документов (нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов власти, служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в Департаменте в автоматизированном режиме. Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированной системе учета и контроля исполнения документов регистрационных данных и проставление на документе даты и регистрационного номера.
- Регистрация телефонограмм, адресованных руководителю и его заместителям, производится работниками, отвечающими за делопроизводство, в специальных журналах.
- После предварительного рассмотрения и регистрации в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства в тот же рабочий день направляются руководителю:
- личные обращения и поручения Мэра Москвы, Председателя Московской городской Думы, депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
-
- Другие документы, адресованные руководителю, по поручению руководителя после регистрации в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства в тот же рабочий день направляются заместителям руководителя Департамента, в соответствии с их компетенцией.
- После предварительного рассмотрения и регистрации в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства, документы, поступившие без указания конкретного адресата, направляются по принадлежности заместителям руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией.
- Документы, поступившие руководителю и заместителям в ходе приема представителей организаций, по которым указанные должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат регистрации в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства до направления исполнителям.
- При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел.
- Структурные подразделения, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в регистрационных журналах или базах данных, а также за оперативное предоставление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
- Повторными считаются документы, поступившие в Департамент по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же физического лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа, или если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя.
6.3. Рассмотрение документов и оформление резолюций
-
-
- Рассмотрение документа в Департаменте предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции (для руководителя и его заместителей), передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.
- Рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных производится не позднее двух рабочих дней с момента регистрации документа.
- Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях). При подготовке проекта резолюции должностного лица учитывается распределение обязанностей между заместителями руководителя Департамента.
- Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям подведомственных подразделений и организаций, контроль деятельности и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции.
- Документ может иметь несколько резолюций (одному или нескольким должностным лицам) соответственно этапам рассмотрения. При этом каждая последующая резолюция не должна дублировать резолюцию предыдущую, либо противоречить ей. Последующая резолюция должна конкретизировать порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнителя. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
- Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
- В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (знаком +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости), а также для контроля за ходом исполнения.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель. Если ответственный исполнитель в резолюции не указан, им считается лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.
На резолюции напротив своих фамилий все исполнители ставят свои подписи свидетельствующие о получении задачи.
-
-
- Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, зарегистрированных в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства, имеют:
- руководитель Департамента или лицо, исполняющее его обязанности;
- заместители руководителя Департамента, в соответствии с распределением обязанностей;
- заместители руководителя Департамента по документам, адресованным в их адрес.
-
- Резолюции по исполнению документов, требующие личного доклада руководителю, оформляются для подписания на именном бланке резолюции руководителя Департамента.
Резолюции по исполнению документов, содержащих вопросы, не требующие доклада руководителю, оформляются для подписания уполномоченным сотрудником информационно-аналитического сектора на соответствующем именном бланке резолюции должностного лица.
-
-
- Подготовку проектов резолюций по исполнению документов, поступающих на рассмотрение заместителям руководителя Департамента, готовят их помощники или сотрудники, уполномоченные соответствующим должностным лицом.
- Резолюции руководства могут снабжаться специальными пометками важности документа. Пометки важности проставляются в верхнем правом углу бланка резолюции или документа:
- пометка «ОК»:
- на контрольных поручениях Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- на проектах распорядительных документов Правительства Москвы, поступивших на согласование;
- на депутатских запросах и обращениях членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы;
- на обращениях органов прокуратуры и судебных органов, требующих ответа;
- на поручениях, поставленных на особый контроль руководителем и его заместителями;
- пометка «К»:
- на поручениях Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- на поручениях органов исполнительной власти города Москвы, требующих ответа Департамента;
- на обращениях депутатов муниципальных Собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве.
- на поручениях, поставленных на контроль руководителем и его заместителями;
6.4. Оформление исходящих документов
-
-
- Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются руководителем и его заместителями, руководителями подразделений Департамента в соответствии с их компетенцией.
- Исходящие документы оформляются на бланках писем. Для обеспечения деятельности используются бланки документов, включенные в альбом бланков документов, согласованный Аппаратом Мэра и Правительства Москвы и утверждаемый приказом руководителя Департамента.
- Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.
- Исходящие документы оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте (5. Правила оформления служебных документов).
- Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства:
- в случае направления документа в один адрес — в двух экземплярах, один из которых на соответствующем бланке Департамента;
- в случае подготовки ответов на поручения Мэра и Правительства Москвы — в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы;
- в случае направления документа через Аппарат Мэра и Правительства Москвы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, членам Совета Федерации и депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, другим организациям и должностным лицам — в трех экземплярах, два из которых на соответствующих бланках Департамента;
- в случае направления нескольким адресатам — в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один, из которых один на простом листе, остальные – на соответствующих бланках.
Все экземпляры документа должны быть полностью идентичными, ответственность за идентичность экземпляров возлагается на непосредственного исполнителя документа. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован должностным лицом, от имени которого направляется документ, руководителем подразделения или организации, подготовившей документ, всеми исполнителями, указанными в резолюции к документу, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).
Исходящие документы, передающиеся в отдел для направления на рассмотрение руководству или для отправки, должны быть оформлены, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
-
-
- После исполнения документа при направлении ответа заявителю (гражданину или организации) исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.
- Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
6.5. Особенности работы с обращениями граждан
-
-
- Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.
- Письменные обращения граждан, переадресованные Аппаратом Мэра и Правительства Москвы в Департамент, рассматриваются в соответствии с Регламентом Правительства Москвы и наложенной резолюцией.
- Не рассматриваются обращения, содержащее выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.
- Письменное обращение гражданина должно содержать наименование Департамента или должность, фамилию, имя и отчество должностного лица Департамента, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактный телефон, дату и личную подпись.
Обращение, в котором отсутствует фамилия, адрес и личная подпись автора обращения, считается анонимным и не подлежит рассмотрению.
-
-
- Интернет-письмо с официального интернет-сервера должно содержать изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.
Интернет-письмо, не содержащее фамилию и почтовый адрес гражданина, считается анонимным и не подлежит рассмотрению.
-
-
- Допускается прием и рассмотрение анонимных обращений, содержащих сведения о нарушениях, устранение которых находится в компетенции Департамента.
- Устные обращения граждан рассматриваются только в ходе проведения руководителем Департамента или его заместителями приема граждан. На устное обращение гражданина, как правило, дается ответ в устной форме.
В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устном обращении гражданина, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в нем сведений, должностные лица дают соответствующие поручения исполнителям в порядке подчиненности.
Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в установленном порядке.
6.6. Сроки и порядок исполнения распорядительных документов мэра и правительства москвы, протоколов совещаний, служебных документов и обращений граждан
-
-
- Срок исполнения, установленный распорядительным документом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.
Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями.
Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.
Срок исполнения истекает:
- исчисляемого месяцем — через 28, 30 или 31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая нерабочих, праздничных и выходных дней;
- исчисляемого неделей — через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней;
- исчисляемого днями — в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.
Нерабочие и праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
-
-
- В Департаменте подлежат исполнению поручения, содержащиеся в распорядительных документах, протоколах совещаний и служебных документах, а также резолюции руководства по исполнению распорядительных, служебных документов и обращений граждан, поступивших в Департамент.
- Исполнение предполагает разработку и реализацию мер, направленных на осуществление поручений должностных лиц Департамента. Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений возлагается на должностных лиц Департамента, территориальных и структурных подразделений и подведомственных организаций в соответствии с возложенными на них функциями и обязанностями.
- Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях должностных лиц.
Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
-
-
- Согласно Регламенту Правительства Москвы определяются сроки исполнения:
- распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы;
- протокольных поручений, данных на совещаниях у Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- поручений Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- контрольных поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы, депутатов муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве, парламентских и депутатских запросов;
-
- Срок исполнения поручения руководителя Департамента указывается внизу бланка резолюции. При отсутствии указания конкретного срока исполнения в резолюции, исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца с момента регистрации документа. В случае рассмотрения документа руководством до регистрации, исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца с момента рассмотрения документа, если в резолюции не указан иной срок.
- В Департаменте предусмотрены пометки срочности исполнения поручений, зафиксированные в резолюциях руководства. Исполнение поручений руководства, имеющих пометки срочности, осуществляется в следующем порядке:
- поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой «срочно»исполняются в течение трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой «оперативно» исполняются в течение 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).
Информация о документах, имеющих пометки срочности, доводится до сведения исполнителей с использованием средств оперативной доставки документов (телефон, факс, электронная почта), при этом на оригинале документа указывается дата, время и способ доведения информации, а также фамилия, инициалы и личная подпись сотрудника, обеспечившего информирование исполнителя.
-
-
- Сроки и порядок рассмотрения обращений граждан определяются Федеральным Законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.
- Письменное обращение гражданина или организации, поступившее в Департамент, рассматривается должностными лицами в соответствии с их компетенцией в течение 30 календарных дней со дня его регистрации.
Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительства Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления документов в Правительство Москвы и составляет 30 календарных дней, если не установлен другой срок исполнения.
6.6.8.2. В случае невозможности исполнения поручения по рассмотрению обращения гражданина по объективным причинам в течение 30 календарных дней, заявителю направляется промежуточный ответ до истечения тридцатидневного срока рассмотрения с уведомлением о причинах продления срока и указанием конкретного срока исполнения по нему.
-
-
- Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.
- Если в резолюции служебного документа или обращения гражданина в качестве исполнителей указано несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее — ответственный исполнитель).
Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам и обращениям граждан).
-
-
- Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответ исполнителю справки для обобщения и составления отчёта, либо сообщают своё мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответ исполнителя.
- Ответственному исполнителю даётся право созыва исполнителей.
- Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.
- По документам, срок исполнения которых составляет более 10 дней, соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.
По документам, срок исполнения которых составляет от 6 до 10 дней, соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в срок, устраивающий ответственного исполнителя, но не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения поручения.
Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.
Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию, проект ответа в вышестоящий орган власти и (или) заявителю) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей, либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей.
По документам, срок исполнения которых составляет от трех до пяти дней, соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в срок, устраивающий ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и не позднее, чем за один день до истечения срока исполнения представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию, проект ответа в вышестоящий орган власти и (или) заявителю) по исполнению резолюции.
Порядок исполнения документов, срок исполнения которых составляет два дня и менее, в том числе документов с пометками «незамедлительно» и «весьма срочно», определяется ответственным исполнителем, с учетом обеспечения выполнения поручения руководителя Департамента в установленный срок.
-
-
- Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений руководителя и заместителей, направленных соисполнителями в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства, а также документы, поступившие в Департамент от других органов исполнительной власти города, являющихся соисполнителями по поручениям Мэра и Правительства Москвы, направляются ответственному исполнителю для подготовки обобщенного ответа Департамента независимо от адресации данных документов.
- Справки (информации) Департамента о ходе и результатах исполнения поручений Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы должны готовиться согласно Регламенту Правительства Москвы.
- Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений руководителя Департамента и его заместителей, должны подписываться руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности.
- Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина, если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя. При этом на документах и обращениях граждан (либо в отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем, с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также о лице, его получившем.
- Справка (информация) о ходе и результатах исполнения поручения руководителя Департамента или его заместителей должна содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в поручении, служебном документе или обращении гражданина:
- что, когда и кем сделано или будет делаться в ходе выполнения поручения;
- в случае если ранее по аналогичному обращению заявителя не было принято должных мер, необходимо осуществить проверку данной информации, и при подтверждении информации — определить виновных должностных лиц и проинформировать о принятых мерах;
- если просьбу (требование) невозможно удовлетворить — ответ должен содержать аргументированный отказ.
-
- Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения.
При поступлении в Департамент информации о корректировке срока исполнения поручений Мэра Москвы и Правительства Москвы либо о необходимости принятия дополнительных мер по документу, ранее поступившему и зарегистрированному в Департаменте, данная информация направляется:
- исполнителям по данному поручению — для документов, находящихся на контроле;
- руководству для принятия решения о дальнейшем порядке выполнения поручения — для документов, снятых с контроля.
-
- Поручение о подготовке проекта распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы считается выполненным, когда оформленный проект распорядительного документа со всеми необходимыми визами внесён в базу данных Протокольного отдела Правительства Москвы.
Если информация (справка) о выполнении поручения, представленная исполнителем, не соответствует требованиям настоящего Регламента и Регламента Правительства Москвы (при подготовке информации в адрес Мэра Москвы и Правительства Москвы), информация (справка) может быть возвращена исполнителю для доработки:
- должностным лицом, давшим поручение;
- отделом информационно-аналитической работы и делопроизводства.
Доработанная информация (справка) об исполнении поручения не позднее чем через три дня должна быть представлена исполнителем должностному лицу, давшему поручение, если при возврате документа не указан иной срок.
7. Контроль исполнения документов и обращений граждан
-
-
- В целях обеспечения эффективности управления на основе проверок хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в установленные сроки организуется контроль исполнения поручений.
- Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.
- В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:
- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;
- координация деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти округа, являющихся исполнителями и соисполнителями;
- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;
- принятие мер для своевременного выполнения содержащихся в документе поручений;
- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).
-
- Контроль исполнения поручений по документам возлагается:
- по приказам Департамента– на руководителя Департамента и его заместителей;
- по протоколам совещаний у руководителя Департамента– на заместителей руководителя Департамента, а по общим вопросам на начальника отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства Департамента;
- по служебным документам и обращениям граждан — на заместителей руководителя Департамента, согласно распределению обязанностей, и на начальника отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства Департамента;
- по инициативным документам за подписью руководителя Департамента, направляемым в вышестоящие органы власти — на исполнителей, которые подготовили и представили на подпись указанные документы.
Контроль исполнения поручений возлагается, как правило, на одно должностное лицо.
Контроль исполнения поручений может быть поручен нескольким должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей.
В том случае, если контроль возложен на нескольких должностных лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению документа или резолюции то должностное лицо, которое в распорядительном документе или резолюции значится первым, если нет других указаний.
-
-
- Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль. Основанием для снятия с контроля служит:
- справка исполнителя о результатах выполнения поручения;
- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.
-
- В соответствии со своей компетенцией контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом соответствующих должностных лиц, ведение баз данных осуществляют:
- начальник отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства Департамента;
- заведующий сектором информационно-аналитической работы отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства Департамента;
Централизованному (с использованием автоматизированных систем) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат распорядительные, служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль руководителем и его заместителями и помеченные отметками «ОК Мэра», «ОК», «К».
Решение о постановке поручений на контроль принимается руководителем, его заместителями, начальником отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства.
-
-
- Отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства в порядке контроля за распорядительными документами заранее до истечения срока исполнения поручений направляет должностным лицам, являющимся исполнителями поручений, уведомления об исполнении.
В целях информирования руководителя о выполнении поручения, зафиксированного в распорядительном документе, должностные лица, являющиеся исполнителями поручений, обязаны, не позднее указанного в бланке уведомления срока исполнения поручения, представить в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства информацию о ходе выполнения поручения. В случае если поручение не выполнено, в информации указываются причины невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению причин невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения.
-
-
- Отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства в порядке контроля за служебными документами и обращениями граждан один раз в неделю направляет должностным лицам, являющимся исполнителями поручений, напоминания о поручениях, срок исполнения которых истечет в ближайшие 7 дней.
В случае если по поручениям с отметками «ОК Мэра», «ОК» в отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства не поступила от ответственного исполнителя информация (справка) о ходе выполнения поручения за три рабочих дня до истечения срока исполнения, отделом информационно-аналитической работы и делопроизводства в адрес ответственного исполнителя направляется повторное напоминание о приближении срока исполнения поручения.
-
-
- К документам (справкам, информации, ответам) о выполнении поручений, представляемым в контролирующее подразделение, в обязательном порядке прилагаются подлинники (для ответственных исполнителей) или копии (для соисполнителей) поручений.
- Контролирующие структурные подразделения после получения информации (справки) от исполнителя:
- анализируют полученную информацию;
- представляют полученную информацию, соответствующую требованиям настоящего Регламента, на рассмотрение руководителю Департамента;
- осуществляют ведение баз данных;
- обеспечивают систематическую подготовку и представление сводных отчетов об исполнительской дисциплине.
8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
8.2. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой «Для служебного пользования».
8.3. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается:
- по распорядительным документам – руководителем Департамента;
- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) — должностным лицом, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.
8.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
8.5. При подготовке документа определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.
8.6. Документированная информация с пометкой «Для служебного пользования» не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа.
Для сотрудников структурных подразделений и организаций, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся по разрешению руководителя Департамента либо должностного лица, подписавшего документ.
8.7. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации.
Пометка погашается штампом или снимается от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для ее снятия.
Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов ограниченного распространения.
9. Информационное обеспечение деятельности департамента и справочная работа
9.1. Информационное обеспечение деятельности Департамента направлено на обеспечение должностных лиц и структурных подразделений, подведомственных организаций и окружных управлений культуры документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности организаций.
9.2. Организация информационного обеспечения возлагается на руководителя отдела информационно-аналитической работы и делопроизводства. Предусмотрены следующие формы предоставления и распространения информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов;
- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикация информации на официальном интернет-сервере;
- передача информации через систему электронной почты.
9.3. В перечень информационных ресурсов входят:
- распорядительные документы,
- служебные документы, подписанные должностными лицами;
- документы, базы данных и программное обеспечение на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.), подготовленные Департаментом или по его заказу;
- документы, базы данных и программное обеспечение на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.), приобретенные Департаментом в установленном порядке;
- компьютерные базы данных.
9.4. Информационные ресурсы по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:
- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;
- ресурсы, содержащие служебную информацию;
- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).
К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Департамента и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.
К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Департамента, предназначенная для использования должностными лицами и служащими исполнительной власти города Москвы при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Департамента, включающая сведения конфиденциального характера (служебная тайна, персональные данные о гражданах и другая информация в соответствии с действующим законодательством и решениями должностных лиц исполнительной власти города Москвы).
9.5. Руководитель Департамента или по его поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству.
9.6. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб руководителю Департамента, органам исполнительной власти города Москвы либо деловым партнерам, регулируется Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.
9.7. Контроль по соблюдению установленных режимов доступа к информационным ресурсам, а также правил их обработки и защиты осуществляет отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства.
9.8. Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных обеспечивает управление государственной службы, кадров, правового обеспечения и учебных заведений в соответствии с федеральным законодательством.
9.9. Обращение с организационно-распорядительными и служебными документами Мэра Москвы, Правительства Москвы и Департамента, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы с указанными документами.
Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, возлагается на руководителя Департамента.
9.10. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливается настоящим Регламентом, а также распоряжениями и поручениями руководителя Департамента.
9.11. Формирование компьютерных баз данных осуществляют структурные подразделения Департамента в соответствии с возложенными на них функциями.
9.12. Подразделения Департамента, окружные управления культуры и подведомственные организации обязаны сохранять поступившие заверенные копии распорядительных документов, касающиеся их деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.
9.13. В случае отсутствия в подразделении необходимого распорядительного документа, заверенная копия документа выдается в установленном порядке на основании письменного обращения руководителя организации или подразделения.
9.14. Ознакомление граждан и организаций с распорядительными документами, затрагивающими их права, свободы и обязанности осуществляется путем выдачи заверенных копий или архивных выписок в установленном порядке.
9.15. Отдел информационно-аналитической работы и делопроизводства предоставляет населению и организациям по телефону справочную информацию об исполнителях, регистрации и срокам рассмотрения поступивших документов.
9.16. Департамент имеет собственные электронные средства взаимодействия с населением и организациями, которые интегрируются в структуру КМС и должны быть программно совместимы с информационными технологиями, применяемыми в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.
9.17. Для оперативного получения внешней информации, предоставления информации гражданам и юридическим лицам, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является официальный Интернет-сервер с официальным электронным адресом:E-mail: priemnaya@depcul.mos.ru.
10. Формирование и хранение архивного фонда
10.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства, так и в структурных подразделениях в зависимости от того, где были зарегистрированы данные документы в соответствии с номенклатурой дел.
10.2. Справочная работа по централизованно зарегистрированным документам осуществляется как в отделе информационно-аналитической работы и делопроизводства, так и в структурных подразделениях.
10.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:
— сохранность поступающих к ним документов и информацию о них в базе данных;
— соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
— своевременную подготовку и передачу в архив законченных делопроизводством дел;
— законченные делопроизводством дела в течение двух лет или другого согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архивный фонд.
|